4. Доорганизация и регулирование системы

Принятое управленческое решение перед его запуском, кроме своего плана реализации, требует соблюдения и второго условия—доорганизации системы с учетом

специфики решаемого вопроса, т.

Следовательно, до тех пор, пока руководитель не убедится в полной готовности системы к реализации конкретного управленческого решения, последнее запускать на исполнение категорически запрещается. Причем, необходимость доорганизации системы в количественном отношении будет эквивалентной количеству нововведений нормативно-правовых актов.

Необходимость регулирования системы возникает в процессе реализации системой тех или иных управленческих решений.

В управленческой практике, применительно к системе медицинской помощи, используется шесть форм регулирования деятельности системы, каждая из которых имеет свои целевые назначения, особенности и правила. К числу регулирующих форм относятся собеседования со специалистами и должностными лицами; коллегии или медицинские (больничные) советы; собрания сотрудников; деловые совещания; обходы и выезды на места. Наиболее распространенными формами регулирования в системе медицинской помощи являются деловые совещания.

В классификации деловых совещаний выделяют несколько их видов, в зависимости от выбранного классифицирующего признака. И тогда деловые совещания могут быть следующими:

1) по специфике рассматриваемого вопроса (медицинские, кадровые, финансовые, научно-практические и др.);

2) по частоте или периодичности проведения (еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, за полугодие, по итогам года);

3) по количеству и составу участников;

4) по количеству рассматриваемых вопросов;

5) по стилю проведения (диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные и свободные);

6) по назначению (проблемные, инструктивные и оперативные).

В системе системы медицинской помощи в последнее время широкое распространение нашли проблемные, инструктивные и оперативные совещания.

Методика проведения проблемных совещаний предусматривает свободное обсуждение и, главное, количество поступающих идей. На таких совещаниях господствует коллективный разум, а решения принимаются те, которые устраивают регламентированное большинство его участников. Замечено, что решения, принятые в условиях открытой, честной дискуссии, как правило, и выполняются. Инструктивные совещания проводятся для передачи оперативной (при всеобщем понимании и осознании) информации по конкретному вопросу или определения порядка работы (действий) системы (должностных лиц) в пределах прогнозируемой или возникшей ситуации.

Коллективный разум при инструктивных совещаниях имеет место, ибо, во-первых, имеется возможность у каждого из участников получить те или иные комментарии по неясным аспектам рассматриваемого вопроса или, во-вторых, коллективно обсудить наиболее приемлемые варианты совместных действий.

Оперативные совещания по методике и содержанию отличаются от предыдущих. Их особенность заключается в том, что информация поступает по схеме «снизу- вверх», т. е. от ОУ к СУ. Поэтому целевым назначением оперативных совещаний является оперативное получение информации, преимущественно из собственных источников, по результатам деятельности системы и оперативное реагирование на нее принятием соответствующих, в основном, корригирующих решений. Но если руководитель, который проводит совещание, испытывает при этом затруднения в принятии оперативных решений, то он имеет право и возможность вернуться к нему после дополнительного изучения интересующего вопроса. Таким образом, к оперативным совещаниям предъявляются следующие требования: а) продолжительность не более 15 минут; б) проводить следует только с теми сотрудниками, которые находятся в непосредственном функциональном подчинении, например, главный врач проводит совещания только с заместителями главного врача и должностными лицами, ему подчиненными (экономист, юрист, главный бухгалтер ДР-)-

В последние годы немало производственных коллективов, за исключением системы медицинской помощи, отказались от проведения оперативных совещаний, как устаревшего метода управления.

При организации и проведении регулирующих мероприятий следует учитывать правила, по которым они должны проводиться: 1) соответствовать целевым установкам; 2) планировать и разрабатывать график; 3) регламентировать порядок утверждения; 4) определять количество и перечень вопросов, включенных в повестку дня; 5) составлять списки или заранее определять в плане, кто приглашается для участия в их работе; 6) ограничивать, по возможности, группу лиц, вызываемых на совещания; 7) определять даты и часы проведения; 8) заблаговременно извещать участников о времени, месте проведения и повестке дня; 9) выделить лицо, ответственное за подготовку и решение организационных вопросов; 10) устанавливать жесткий регламент; 11) уточнить точку зрения отдельных (или группы) участников по обсуждаемым вопросам и сообщить руководителю; 12) вести подробный протокол, стенограмму или видеомагнитофонную запись; 13) ограничивать продолжительность совещания до 60 минут; 14) обеспечивать контроль за реализацией принятых решений, с последующим информированием о ходе его выполнения, например, на последующем совещании.

Совещания служат эффективным методом коллективного поиска и выработки важных, принципиальных управленческих решений и особенно повышения их компетентности. Поэтому максимальная эффек- тивность деловых совещаний является важнейшей заботой руководителя.

Следовательно, реализуя на практике III и IV технолого-функциональные фазы процесса управления, руководитель и аппарат обеспечивают реализацию стратегии (определенную управленческим решением) и тактики (определенную планом реализации решения) по отношению к управляемой системе.

5.