7.9.3. Фактор времени. Анализ затрат рабочего времени руководителя

Дефицит времени - это одна из проблем, которые больше всего тревожат руководителей и специалистов разного ранга, так как временной фактор для них, как правило, играет решающую роль.

Время - это уникальный ресурс, не подлежащий накоплению, как деньги; самый негибкий элемент нашего существования. Фактор времени - это ресурс, который тем дороже обходится руководителю, чем неэффективнее он его использует. Порой руководителю и не требуется больше профессиональных знаний и способностей, чем у него есть в данный момент, для того чтобы работать значительно эффективнее. Ему необходимо только усовершенствовать свои хорошие навыки в работе, устранив недостатки и прежде всего неэффективное использование времени, его потери.

Эффективность труда руководителя есть мера соответствия затрат и результатов его личного труда и труда работников службы (подразделения), которую он возглавляет, при условии решения поставленных перед ними задач. Практически каждый руководитель точно знает результаты работы своего подразделения. Сложнее руководителю ответить на вопрос о том, как достигнуты эти результаты, каков его вклад, каковы затраты его личного труда.

Как вы работаете? Каковы затраты вашего времени на решение поставленных задач? Это вопросы, на которые руководитель должен получить ответы, прежде чем сможет улучшить свои трудовые навыки и приемы работы.

Необходимость учета затрат рабочего времени признается практически всеми руководителями и специалистами. На практике, однако, мало кто реально решает для себя этот вопрос, что приводит к ряду отрицательных последствий: спешке в работе, переутомлению, слабой мотивированности в труде, бесплановости в работе.

Рациональная организация рабочего времени руководителя, специалиста требует учета всех выполняемых работ, систематического наблюдения за своим рабочим временем, изучения структуры затрат рабочего времени. Это дает возможность анализировать использование рабочего времени, составлять обоснованные планы личной работы. Без учета и анализа использования рабочего времени составленные руководителем и специалистом планы личной работы окажутся оторванными от реальных условий.

Для изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителей и специалистов могут быть использованы следующие методы:

анкетный и устный опросы;

фотография рабочего времени.

Анкетный и устный опросы проводятся с целью изучения существующего состояния организации труда и использования рабочего времени, а также для изучения мнения руководителей и специалистов о необходимости проведения специальных мероприятий, способствующих повышению эффективности и улучшению условий труда.

Фотография рабочего времени (ФРВ) применяется для установления структуры его затрат на протяжении запланированного периода наблюдений. При ФРВ изучение затрат рабочего времени производится путем наблюдения и замеров всех без исключения затрат времени в порядке их фактической последовательности.

Фотографии рабочего времени различаются по двум основным признакам: наблюдаемым объектам и методам проведения и обработки наблюдений.

По первому признаку выделяют фотографии рабочего времени руководителей и специалистов:

индивидуальную, где объектом наблюдения является руководитель или специалист;

групповую, охватывающую наблюдением группу руководителей или специалистов, выполняющих одинаковые или различные работы;

самофотографию, где учет затрат рабочего времени проводится самим работником.

По методам наблюдения ФРВ может быть:

сплошная, когда запись (регистрация) затрат времени ведется без перерыва по текущему времени по мере их появления;

выборочная, когда замеры времени производятся по отдельным видам затрат рабочего времени (например, регистрируется в течение дня только продолжительность служебных разговоров по телефону);

моментные наблюдения, когда запись затрат времени производится в выбранные или случайные моменты времени. Точность результатов наблюдения или степень их приближения к реальному положению дел определяется в данном случае количеством наблюдений.

В зависимости от целей анализа трудового процесса могут использоваться различные технические средства. Так, визуальное наблюдение, как правило, ведется по показаниям стрелки часов или секундомера. ФРВ может проводиться посредством специальных приборов, регистрирующих время под управлением наблюдателя или автоматически (например, система "Фреквенсор" обеспечивает помощь в сборе исходных данных и проведении с ними аналитической работы).

Все методы исследования затрат рабочего времени руководителей и специалистов включают следующие основные этапы: подготовка к наблюдению, его проведение, обработка данных, анализ результатов и подготовка организационно-технических предложений в соответствии с целью проводимых наблюдений. Содержание работ по каждому этапу зависит от метода исследования затрат рабочего времени.

Выбор метода изучения содержания труда и структура затрат рабочего времени зависят от задач и масштабов исследования, целесообразности и экономичности применения того или иного из них (табл. 7.14).

Все рабочее время руководителей и специалистов условно можно разделить на время работы и время перерывов. При изучении затрат рабочего времени целесообразно классифицировать их следующим образом (табл. 7.15).

Учет можно вести с разной степенью детализации в регистрации затрат времени. На первом этапе допускается организация укрупненного учета, а перейти к более детализированному учету рекомендуется через один-два месяца.

Таблица 7.14

Целесообразность применения различных методов изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени служащих в зависимости от сложности задач и масштабов исследования

Метод

Целесообразность применения

Достоинства

Трудности при использовании и недостатки

Самофотография рабочего времени (без перечня элементов труда)

При начальном изучении организации труда. При одновременном изучении затрат рабочего времени. При небольших масштабах исследования с элементами анкетного опроса

Экономичен

Сложность в группировке и обработке данных. Недостаточная точность результатов. Не выявляет полностью потерь рабочего времени по вине работника.

Самофотография рабочего времени (с перечнем элементов труда)

При условии предварительного изучения содержания труда. исследования

Нетрудоемок, экономичен, удобен при обработке данных

Недостаточная точность результатов. Не выявляет полностью потерь рабочего времени по вине работника

Фотография рабочего дня

При условии предварительного изучения содержания труда

Большая, чем при самофотографии, точность результатов. Может использоваться для контроля другими методами

Неэкономичен. Большая трудоемкость проведения. Оказывает неудовлетворительное воздействие на работников

Метод моментных наблюдений

Применяется как выборочный метод при массовых наблюдениях. Целесообразно предварительное изучение организации труда другими методами.

Применяется как метод контроля результатов, полученных другими методами

Достаточная точность результатов. Экономичен

Требует высокой квалификации наблюдателей

Таблица 7.15

Классификатор затрат рабочего времени руководителя (служащего)

Наименование затрат времени

Шифр затрат

1

2

Изучение текущих (нормативных, директивных и др.) документов

010

Поиск и работа с научно-технической, экономической информацией

020

Обсуждение результатов законченной работы

030

Согласование и подписание документации

040

Работа, связанная с выполнением должностных обязанностей:

050

аналитическая

051

плановая

052

учетная

053

организационная

054

контрольные функции

055

оперативные вопросы

056

Продолжение таблицы 7.15

1

2

Работа с корреспонденцией

060

Подготовка отчетов, докладов, справок

070

Осуществление переписки

080

Личные контакты, в том числе:

090

участие в совещаниях, конференциях

091

прием посетителей из других подразделений и организаций

092

посещение рабочих мест

093

служебные разъезды

094

деловые встречи

095

беседы с подчиненными

096

служебные телефонные разговоры

097

Время на исправление неправильно выполненной работы

100

Подготовка и уборка рабочего места

110

Поиск или ожидание, в том числе:

120

вышестоящего руководителя

121

соисполнителя

122

консультанта

123

сотрудника

124

Проверка правильности выполненной работы (самоконтроль)

130

Время перерывов, в том числе:

140

посторонние разговоры

141

позднее начало и раннее окончание работы

142

выполнение общественных обязанностей

143

отдых и личные надобности

144

принятие пищи в рабочее время

145

уход с рабочего места

146

разговоры и встречи по личным вопросам

147

прочие потери

148

Большое значение имеет выбор формы для записи текущих дел.

Каждая из этих форм записи предназначена для определенных условий работы и имеет свои преимущества и недостатки. Так, традиционный календарь-ежедневник, имеющий сетку часов, дает планируемую картину дел текущего дня, однако в нем затруднена запись работ, не имеющих определенного срока исполнения. Дневники времени ориентированы для записи дел и мероприятий, запланированных на определенную дату. Используемые для регистрации затрат рабочего времени специальные формы, как правило, представляют собой лист бумаги, разграфленной по основным направлениям работы, что порой вызывает затруднения при фиксировании затрат на нетрадиционные виды деятельности.

Период для проведения исследования выбирается таким образом, чтобы он в наибольшей мере соответствовал средним величинам и давал наиболее общую картину об использовании рабочего времени исследуемым. Однако и в так называемые "нетипичные" периоды времени испытуемый обеспечивается оригинальной информацией по изучаемой проблеме.

Для проведения исследования рекомендуется выделить период времени в две-три недели, но в зависимости от конкретной ситуации и целей исследования он может быть и несколько длиннее, но не короче.

Личная регистрация затрат рабочего времени руководителем или служащим часто обеспечивает лишь приблизительную точность, но следует помнить, что излишняя детализация здесь и не нужна, чтобы не усложнять процедуру сбора необходимой информации. При проведении исследования достаточна регистрация затраченного времени с точностью до 15-20 мин. При регистрации затрат времени нет необходимости дожидаться окончания рабочего дня, следует производить немедленную регистрацию и избегать более поздних записей по памяти.

После завершения наблюдения зарегистрированные данные систематизируются и анализируются в соответствии с целью проводимого исследования. Содержание анализа - это область организации личной работы руководителя или служащего.

Как правило, технические приемы и средства анализа базируются на аппарате математической статистики, элементах графических методов и основаны на суммировании данных о затратах времени по различным статьям номенклатуры работ.

Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. При этом определяются затраты времени по каждой i-ой группе затрат (п.):

где п.ij. - затраты времени j-й день наблюдений (j == 1, k) по i-ой группе (виду) затрат (работ), мин.

Затем определяется удельный вес каждого вида затрат (М.) в суммарных затратах времени руководителя за весь период наблюдений:

где N - общее время наблюдений, мин.

Классификационные группы затрат рабочего времени руководителя определяются в зависимости от выбранного критерия. В качестве критерия могут выступать следующие факторы:

характер выполняемых работ;

функции руководства коллективом;

форма работы;

методы выполнения управленческих операций.

Например, по характеру выполняемых работ затраты рабочего времени руководителя можно классифицировать следующим образом: служебно-коммуникационная, распорядительная, координационная, контрольно-оценочная, индивидуальная, творческая, вспомогательная работа, отдых и личные надобности.

По функциям руководства коллективом затраты рабочего времени могут быть сгруппированы следующим образом: планирование, организация, координация, стимулирование и контроль.

По формам работы затраты времени можно выделить в следующие группы: проведение совещаний, участие в совещаниях и встречах; работа, связанная с выполнением должностных обязанностей; работа с корреспонденцией; индивидуальные беседы с подчиненными; телефонные разговоры и др.

В зависимости от методов выполнения управленческих операций возможна такая классификация: организационно-административные, аналитико-конструктивные и информационно-технические операции.

Каждый руководитель или специалист, используя в процессе анализа индивидуальную классификацию затрат рабочего времени, имеет возможность получить разностороннюю информацию для изыскания резервов в своей повседневной работе.

Так, используя различные классификационные признаки, рекомендуется формирование таблиц, характеризующих структуру фактических затрат времени. Используя формулы (7.2) и (7.3), можно определить, какой процент времени идет на каждый вид работы и каков ее удельный вес по отношению к общим результатам.

Соотношение затрат рабочего времени при выполнении управленческих операций отражает характер и стиль управленческой деятельности. Так, большие затраты рабочего времени на выполнение информационно-технических операций свидетельствуют о недостаточном использовании средств вычислительной и оргтехники в практике управления. Большие затраты рабочего времени руководителей и специалистов на организационно-административные операции характеризуют неустойчивость функционирования управляемой и управляющей систем, вызванную недостатками управления.

Используя данные о структуре затрат, можно провести анализ соответствия фактических затрат рабочего времени планируемым, а также определить потери рабочего времени с точки зрения достижимости намеченных целей. Нетрудно определить пропорцию, в которой время расходуется на получение необходимой информации, распределение заданий и передачу полномочий, проведение совещаний, телефонные разговоры, на прочие вопросы, не подлежащие классификации. Можно определить, сколько времени тратит руководитель, специалист на каждый из видов работ, связанных с установившейся практикой или с решением повторяющихся задач, и сколько на одноразовые действия, собственно административную работу.

В процессе анализа результатов исследования использования рабочего времени важно получить ответы на ряд вопросов, которые приведены ниже.

Сколько времени тратится на выполнение специально выделенных работ? Для этого необходимо просуммировать время, потраченное на выполнение важнейших работ по дням и за весь период наблюдений. Выделенные важнейшие задачи могут быть важными для конечных или промежуточных результатов работы или стоять под особым контролем руководителя (специалиста).

Где выполнялась работа? Ответ на этот вопрос показывает количественные затраты времени в зависимости от места пребывания руководителя, специалиста.

С кем испытуемый связан по работе? Данный вопрос характеризует взаимоотношения руководителя как в процессе основной деятельности, так и вне ее. Одновременно полезно будет установить, как осуществляются взаимоотношения: по телефону, через личные контакты или через посредника.

Как формируется рабочий день? Рабочий день складывается из непродолжительных по времени отрезков или состоит из заранее запланированных функциональных блоков?

Какие затраты связаны с выполняемой работой? Если имеется возможность, то анализируется соответствие затрат времени затратам финансовых или других ресурсов при выполнении анализируемых работ.

Кто загружает время руководителя, специалиста? Анализируется зарегистрированное время в соответствии с тем, от кого зависели затраты рабочего времени. Здесь важно определить, в какой мере руководитель, специалист сам определяет использование своего рабочего времени и какова доля в использовании времени других лиц.

В какие дни недели и в какое время руководителю, специалисту не удалось достичь поставленной цели? При проведении такого рода анализа речь идет не о выявлении полной картины, а лишь о некоторых важных вопросах, связанных с распорядком рабочего дня, распределением фонда времени при решении задач с учетом его рациональной структуры.

В целях проведения более детального анализа видов деятельности и расхода времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой из выполненных работ по следующим критериям:

необходимость выполнения работы;

оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

целесообразность выполнения работы;

сознательно ли определен временной интервал для выполнения работы.

По данным критериям анализируется каждая из работ соответствующего дня исследуемого периода. При анализе определяется, соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ "да" или "нет".

Определяется общая продолжительность работ соответствующего дня. По каждому из критериев определяется продолжительность работ, по которым получен ответ "нет". Проводятся расчеты по следующим соотношениям:

где ?ПРнкj-суммарная продолжительность совокупности работ, выполненных руководителем, специалистом в k-й день наблюдений, по которым получен ответ "нет" при анализе no j-му критерию (j = 1 - 4), мин.;

?ПДк ~ суммарная продолжительность работ k-годня исследуемого периода, мин.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность руководителя, специалиста является необязательной, то можно сделать вывод о том, что они имеют большие проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание руководителю, специалисту следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

Если в более чем 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание руководителя, специалиста должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то руководитель, специалист испытывает трудности с составлением планов дня.

Анализ общих затрат времени в течение всего периода наблюдений целесообразно провести, используя специальную форму "Анализ затрат рабочего времени за период наблюдений". Очевидным является тот факт, что эффективность труда руководителя, специалиста определяется рациональным использованием рабочего времени и рациональной структурой фонда рабочего времени.

Обобщенные результаты изучения в течение двухнедельного периода наблюдений проблемы использования рабочего времени и его распределения при выполнении руководителями и специалистами своих должностных обязанностей, а также данные проведенных опросов этой категории лиц в организациях Москвы

Проведенный анализ затрат рабочего времени за период наблюдений показывает, что сверхурочная работа руководителей и специалистов отчасти стала привычной, воспринимается как норма. Таблица 7.17 Анализ затрат рабочего времени за период наблюдений

Критический анализ затрат труда и времени позволяет обнаружить резервы времени, имеющие организационные упущения. Так, затраты времени на выполнение работ могут быть сокращены в среднем на 15,5% за счет сокращения потерь времени и устранения имеющихся помех. В течение периода наблюдений имели место скрытые потери рабочего времени, когда на выполнение конкретной работы фактически времени тратилось гораздо больше за счет имевших место неточностей при постановке задач со стороны вышестоящего руководства.

Проводя анализ бюджета рабочего времени, следует учитывать, что используемые данные не всегда позволяют сделать надежные выводы о его качестве. Руководитель (специалист) должен критически проанализировать структуру затрат своего времени и качество своей работы, чтобы сделать правильный вывод о присущем ему индивидуальном рабочем стиле. Следует помнить о том, что в данном вопросе решающую роль играют специфика организации, конкретный уровень управления и особенности задач, стоящих перед руководителем или специалистом.

Полученные в результате исследования данные и их анализ позволяют сделать соответствующие выводы об использовании рабочего времени. Таким образом, анализ результатов исследования и принятие решений по ним составляют единый комплекс, который надлежит выполнить руководителю, специалисту после завершения периода наблюдения.

Общая оценка использования рабочего времени включает себя оценку распределения рабочего времени с точки зрения эффективности его использования.

Для оценки результативности использования затрат времени можно применить коэффициент К, рассчитываемый как отношение времени полезной работы (Р) к общему фонду времени (Ф), включая потери (П):

Степень рациональности использования затрат рабочего времени с точки зрения занятости руководителя, специалиста различными видами работ можно определить путем сравнения фактических затрат времени с плановыми, установленными в плановом бюджете.

При этом рассчитывается коэффициент рациональности использования рабочего времени Кр формуле:

Уiф- фактический удельный вес i-ro элемента затрат рабочего времени, %;

Уiпл- плановый удельный вес i-ro элемента затрат рабочего времени, %.

В оптимальном случае значение показателя К должно быть близко к единице. Чем ниже значение показателя, тем", следовательно, хуже использовано руководителем, специалистом его рабочее время.

Общая оценка степени рациональности использования рабочего времени может быть представлена показателем, определенным по формуле:

На заключительном этапе анализа целесообразно определить причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени руководителя, специалиста. Успешному выполнению этого этапа работ может помочь рабочая таблица "Факторы помех", в которой следует зафиксировать все помехи, внутренние и внешние, которые мешают эффективно трудиться или нарушают запланированный трудовой процесс. К числу этих помех следует отнести телефонные разговоры, не связанные с выполняемой работой, личные контакты в рабочее время, время, потраченное на ожидание, и т.п.

При заполнении таблицы "Факторы помех" следует помнить о том, что фиксированию подлежат не только внешние, но и так называемые внутренние помехи, когда руководитель или специалист нарушает ход своего трудового процесса. Эти данные позволят определить вредные привычки и наиболее часто повторяющиеся ошибки того стиля работы, который практикует руководитель или специалист.

Перечень наиболее часто встречающихся в практике работы руководителей и специалистов "расточителей времени" приводится в табл. 7.18. Здесь также приводятся возможные причины потерь рабочего времени и советы, как от них избавиться. Однако следует помнить о том, что "расточители времени", как правило, у всех одинаковы, а причины и принимаемые решения по их устранения у каждого руководителя и специалиста могут быть разными.

Таблица 7.18 факторы помех

Вид помехи

Возможная причина потерь рабочего времени

Меры по устранению

Отсутствие планирования

Ориентация на действия, а не на достижение поставленной цели. Отсутствие приорететов выполнения работ в течение рабочего дня

Составление плана рабочего дня. Использование дневника рабочего Выполнение работ в зависимости от их важности, а не срочности

Управление в условиях кризиса

Нереалистическая оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ. Ориентация на проблему

Реалистическое планирование затрат рабочего времени. Ориентация на имеющиеся возможное(tm)

Обычные дела и "текучка'

Неумение делегировать полномочия. Отсутствие планирования. Отсутствие самодисциплины

Использование процедур делегирования полномочий. Ставьте цели и стремитесь к их достижению. Не включайтесь в работу, которая поручена другим сотрудникам

Полученные в результате исследования данные и проведенный анализ должны обеспечить разработку практических предложений по рационализации использования рабочего времени руководите-1ем, специалистом и по устранению основных причин потерь рабочего времени (табл. 7.19).

Таблица 7.19

План мероприятий по улучшению использования рабочего времени

Раздел плана мероприятий

Мероприятия по улучшению использования рабочего времени

Меры по

улучшению не нужны, так как... (обоснование)

Меры по улучшению нужны

немедленно (какие)

в течение года (какие)