Складання та оформлення службових документів

Для складання службових документів використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Усі службові документи оформлюються на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та додержанням таких правил:

• бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

• бланки документів повинні мати такі поля: ліве — 20 міліметрів; верхнє — не менше як 10 міліметрів; праве й нижнє — не менше як 8 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках. З метою прискорення виконання документів та правильності формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання. Винятком із цього правила є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов’язаний зі змістом раніше виданих із даного питання документів.

Текст документа складається у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично й логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій частині зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад, наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист-прохання без пояснення.

Форма анкети використовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах із матеріально- технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується в разі викладання цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за родом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

Службовий документ, що складається в Міністерстві охорони здоров’я України, повинен мати обов’язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення. Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів затверджено Наказом МОЗ України за № 20 від 5.02.1998 р. та наводиться в Інструкції з діловодства в Міністерстві охорони здоров’я. Склад реквізитів наведено на рис. 10.11.

Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів

1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом). 2. Емблема підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО). 3. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД). 4. Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади. 5. Найменування підприємства, установи, організації. 6. Найменування структурного підрозділу. 7. Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунка в банку. 8. Назва виду документа. 9. Дата. 10. Індекс. 11. Посилання на дату та індекс вхідного документа. 12. Місце складення або видання. 13. Гриф обмеження доступу до документів. 14. Адресат. 15. Гриф затвердження. 16. Резолюція. 17. Заголовок до тексту. 18. Відмітка про контроль. 19.

Рис. 10.11 Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів

Назва виду документа (наказ, розпорядження тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції та змісту управлінської діяльності.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання «про що?», «чого?». Наприклад: наказ (про що?) про удосконалення медичної допомоги хворим на цукровий діабет; протокол (чого?) засідання експертної комісії. Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

Датування та індексація документів. Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, — дата його прийняття; для документа, що затверджується, — дата затвердження. Дати підписання й затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Наприклад, 14.02.05. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат. Наприклад, 14 лютого 2005 року.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи).

Індексація документів — це присвоєння реєстраційних номерів і необхідних умовних позначок при реєстрації, що вказують на місце їх, виконання та зберігання.

Погодження документів. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Існує внутрішнє та зовнішнє погодження документів. Внутрішнє погодження здійснюється безпосередньо в організації зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа. Зовнішнє погодження здійснюється за межами організації.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза проекту наказу та вказівки включає:

• особистий підпис;

• ініціали й прізвище особи, яка візує документ;

• дату візування.

У разі потреби зазначається найменування посади особи, яка візує документ. Наприклад,: Заступник головного лікаря з адміністративно-господарчої роботи (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата.

Віза може проставлятись як на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа, так і на зворотному, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає. Візи проставляються на першому примірнику документа. Якщо зауваження й пропозиції до проекту документа займають більше трьох рядків, то вони викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Головний економіст (Підпис) (І. Р. Ігнатенко)

Зауваження й пропозиції на 3 стор. Додаються.

Дата Зауваження обов’язково доповідаються особі, яка підписує документ. Згідно з Наказом МОЗ України № 252 від 04.06.2003 р., проекти наказів обов’язково перевіряються працівниками юридичної служби Міністерства на відповідність їх законодавству і візуються після їх, погодження з начальником Управління справами, профільними та контрольним підрозділами.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче від підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово «Погоджено», найменування установи та посади особи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище та дата погодження.

ПОГОДЖЕНО

Начальник управління охорони здоров’я Луганської обласної держадміністрації

(Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата

У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка в самому документі на місці грифа погодження. Наприклад: Аркуш погодження додається.

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх:

• підписання;

• затвердження;

• про ставлення печатки.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів та прізвища. Якщо документ надруковано на бланку вказується посада без найменування закладу. Якщо документ надрукований не на бланку, то, крім посади, вказується найменування закладу.

Документи підписуються, як правило, однією особою, а в разі коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо) — двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади.

Документи колегіальних органів підписують головуючий на засіданні колегіального органу і секретар.

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: «в. о.», «заст.»). Не допускається підписання документа з прийменником «за» або прославленням косої риски перед найменуванням посади.

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа.

Перелік документів, які підлягають затвердженню наведений в Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров’я України (Наказ № 20 від 05.02.1998 р.) і представлений на рис.10.12.

Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку першого аркуша документа. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою. Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) закладів, договорах, посвідченнях, дорученнях. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Адресування документів. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. Якщо документ адресується установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, то їх найменування подаються в називному відмінку.

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада і прізвище адресата — у давальному.

У разі потреби в реквізиті «Адресат» можуть зазначатися почесне звання та вчений ступень.

У разі надсилання документа більше як чотирьом адресатам складається список на розсилку, і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.

Резолюція — це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа. Резолюція складається з таких елементів:

• прізвище виконавця (виконавців);

• зміст доручення;

• термін виконання;

• особистий підпис керівника;

• дата.

Якщо доручення дається кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.

Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ, ЩО ПІДЛЯГАЮТЬ ЗАТВЕРДЖЕННЮ

У Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об’єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ).

У Завдання (на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

У Звіти (про виборчу діяльність, науково-дослідні роботи, відрядження тощо).

У Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо). У Нормативи (чисельності працівників; витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування тощо).

У Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів тощо).

У Плани (виробничі; впровадження нової техніки; роботи колегії, науково-медичної ради, наукової ради; будівельно-монтажних, науково-дослідних проектно-розвідувальних робіт; кооперативних поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою тощо).

У Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).

У Розцінки на здійснення робіт.

У Статути.

У Структура і штатна чисельність.

У Форми уніфікованих документів.

У Штатні розписи.

Рис. 10.12 Документи, які підлягають затвердженню

На документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізувати порядок виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче від реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту.

Відмітки про проходження та виконання документів. Під час проходження документа в установі на ньому робляться такі помітки:

♦ про надходження (реєстрацію) документа — на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

• про взяття документа на контроль — на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово «Контроль» або літера «К»;

• про виконання документа і направлення його до справи — на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова «До справи» і номер справи, в якій документ зберігатиметься, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця);

• про перенесення даних на машинний носій — на нижньому правому полі першого аркуша документа (слова «Перенесено на машинний носій», дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних).

Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа.

Здійснення контролю за виконанням документів. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

• постанови документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольних документів;

• перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

• попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

• облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

• інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

• повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

• зняття документів з контролю;

• формування картотеки виконаних документів.