Інформаційно-документаційне забезпечення діяльності в галузі охорони здоров’я

Інформація, яка надходить із зовнішнього середовища, та інформація, яка функціонує всередині закладу охорони здоров’я, становить змістовне наповнення комунікаційних процесів та основу процесу управління.

Ведення діловодства в закладах охорони здоров’я має відповідати державним стандартам, а також «Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров’я» затвердженої Наказом Міністерства охорони здоров’я від 5.02.1998 р. за № 20.

Організаційну діяльність з ведення діловодства проводить Управління справами МОЗ України, до функціональних обов’язків якого належать:

• надання структурним підрозділам Міністерства, а також підприємствам, установам та організаціям, що належать до сфери його управління, організаційно- методичної допомоги в удосконаленні та організації діловодства;

• розробка і затвердження в установленому порядку обов’язкових для виконання нормативних актів з питань організації документів у діловодстві;

• перевірка ведення діловодства в установах із правом вимог від керівників установ усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

Документування управлінської діяльності полягає у створенні документів за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях.

Підставою для створення документів у Міністерстві охорони здоров’я та підпорядкованих йому закладів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

Приймання документів. Усі документи (в тому числі створені та представлені на електронних носіях), що надходять до Міністерства охорони здоров’я України або інших закладів, мають прийматися централізовано.

У загальному відділі МОЗ України, канцеляріях закладів охорони здоров’я розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто». У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові або пересилаються адресатові.

Попередній розгляд документів. Усі документи, що надійшли до МОЗ України або закладів охорони здоров’я, підлягають обов’язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснює начальник загального відділу МОЗ України чи інша особа, яка його заміщає, або спеціально виділена для цього особа відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.

Мета попереднього розгляду документів:

• розподілення документів на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків;

• визначення необхідності реєстрації документів;

• встановлення термінів виконання документів, які передаються після розгляду керівництвом у структурні підрозділи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів здійснюється в день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Під час попереднього розгляду документів особа, що його здійснює, керується Положенням про МОЗ України та структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурою справ, схемою проходження документів.

Керівництву Міністерства охорони здоров’я України відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем’єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом «Невідкладно».

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово. Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям.

Реєстрація документів. Реєстрація документа — фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в Міністерстві охорони здоров’я України та/або закладах охорони здоров’я, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою персональних комп’ютерів.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється лише один раз:

• вхідні документи реєструються в день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час;

• документи, створювані в закладі, реєструються в день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

При реєстрації документів впроваджується принцип реєстрації в межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення — реєстраційний індекс, який складається з кореспондента, порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ.

У закладах охорони здоров’я застосовується журнальна форма реєстрації документів, яка може впроваджуватися в організаціях з обсягом документообігу до 500—600 документів на рік (рис. 10.8).

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

Рис. 10.8. Зразок оформлення журналу реєстрації вхідних документів

У закладах та організаціях з більшим обсягом документообігу застосовується карткова форма реєстрації. В цьому випадку для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення на персональному комп’ютері. Зразок реєстраційної картки представлений на рис. 10.9. Така форма реєстрації документації застосовується в Міністерстві охорони здоров’я України.

При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки виготовляються в необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається чи- слом картотек, які ведуться в МОЗ України.

Лицьовий бік реєстраційної картки

Рис. 10.9. Зразок реєстраційної картки

Реєстрація документації в Міністерстві охорони здоров’я України має наступний перебіг:

1. У структурних підрозділах МОЗ України ведуться реєстраційні журнали вихідної кореспонденції (рис. 10.10).

Рис. 10.10. Зразок журналу реєстрації створюваних установою документів

2. Реєстраційні картки, які надходять із загального відділу Міністерства формуються у окремі реєстраційні картотеки.

3. Реєстраційні картотеки групуються в довідкові картотеки.

Довідкові картотеки створюються окремо на кожний календарний рік. Довідкова картотека складається з двох частин:

1 частина — реєстрація невиконаних і виконаних документів. Ця частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання. Пошук проводиться за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання.

2 частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних персональними комп’ютерами. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов’язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів:

• назва виду документа;

• автор (кореспондент);

• дата документа;

• індекс документа (дата, індекс документа, який надійшов);

• заголовок документа або його короткий зміст;

• резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

• відповідальний виконавець;

• термін виконання;

• позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій додержується сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.