1.8.1. Понятие базы данных и ее создание

База данных – это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

Предположим, например, что телефоны поставщиков сохраняются в разных местах: в каталоге телефонов поставщиков, в картотеке сведений о товарах и в электронной таблице, содержащей сведения о заказах. Если телефон поставщика изменился, придется обновить эти данные в трех местах. В базе данных достаточно обновить информацию только в одном месте – телефон поставщика будет автоматически обновлен при его дальнейшем использовании в базе данных.

База данных может состоять из нескольких таблиц, в каждой из которых хранится какая-либо информация. Таблицы связываются между собой ключами. Ключ – поле, которое однозначно определяет соответствующую запись.

Создание базы данных (БД) состоит из трех этапов:

1. Проектирование БД. Это теоретический этап работы (без компьютера). На этом этапе определяется:

какие таблицы будут входить в состав БД,

структура таблиц (из каких полей, какого типа и размера будет состоять каждая таблица),

какие поля будут выбраны в качестве первичных (главных) ключей каждой таблицы и т. д.

2. Создание структуры. На этом этапе с помощью Microsoft Access описывается структура таблиц, входящих в состав БД.

3. Ввод записей. Заполнение таблиц базы данных конкретной информацией.

Таблицу можно создать тремя способами: с помощью мастера таблиц, конструктора и путём ввода данных. Она должна содержать различные поля с занесённой в них информацией (по сути дела, таблица – это набор полей). Поле называется ключевым, когда оно используется для создания связи между двумя таблицами и более.

- текстовый;

- поле MEMO;

- числовой;

- дата/время;

- денежный;

- счетчик;

- логический;

- поле объекта OLE.

Характеристики типов данных

Текстовый — одна строка текста (до 256 символов).

Поле MEMO — текст, состоящий из нескольких строк, которые затем можно будет просмотреть при помощи полос прокрутки (до 65 535 символов).

Числовой — число любого типа (целое, вещественное и т. д.).

Дата/время — поле, содержащее дату или время.

Денежный — поле, выраженное в денежных единицах (рубли, доллары и т. д.).

Счетчик — поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи.

Логический — содержит одно из значений TRUE (истина) или FALSE(ложно) и применяется в логических операциях.

Поле объекта OLE — содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т. д.

Базы данных имеет следующие свойства:

1. Каждый элемент таблицы — один элемент данных.

2. Все столбцы в таблице являются однородными, т. е. имеют один тип (числа, текст, дата и т. д.).

3. Каждый столбец (поле) имеет уникальное имя.

4. Одинаковые строки в таблице отсутствуют.

Порядок следования строк в таблице может быть произвольным и может характеризоваться количеством полей, количеством записей, типом данных.

Над базой данных удобно производить следующие действия:

- сортировку данных (например, по алфавиту);

- выборку данных по группам (например, по датам рождения или по фамилиям);

- поиск записей (например, по фамилиям) и т. д.