Проект приказа по организации аппарата управления

ПРИКАЗ №________ от «_»________ 200 г.

Об организации аппарата управления как составной части управляемой системы

(название медицинского учреждения)

Повышение эффективности работы по оказанию медицинской помощи и восстановлению здоровья населения во многом зависит от организации и функционирования аппарата управления как составной части управляемой системы, а также компетентности, оперативности и результативности деятельности должностных лиц.

Используя принцип системности, системную методологию, в частности, метод системного подхода (СП), в учреждении должна проводиться определенная организационная деятельность по совершенствованию работы аппарата управления. Так, с позиции системно-компонентного аспекта СП утвердить штатное расписание аппарата управления, а его должностной состав комплектовать физическими лицами. Ныне в аппарате управления должны работать главный врач и заместители (по лечебной работе и экономическим вопросам). Функционируют следующие подразделения: бухгалтерия, отдел кадров, юридический отдел.

Штатный состав аппарата управления дополнить внештатными структурными подразделениями — медицинским Советом и Советом медсестер. Для успешного решения отдельных вопросов управления на демократических началах задействуются профсоюзные и другие общественные организации.

Созданы необходимые условия для работы аппарата управления, выделены рабочие площади для сотрудников. Имеется внутренняя телефонная связь. Разработать комплексный план работы учреждения и всех его структурно-функциональных подразделений (на год и помесячно). У отдельных работников аппарата (главврач и его заместители) имеются личные планы работы. У других работников они практически не используются в работе. С позиции системно-структурного аспекта СП в процессе управления применить функциональный, линейный, линейно-функциональный типы субординации.

Для обеспечения решения системно-интегративного аспекта СП провести повышение квалификации аппарата управления в соответствии с утвержденными планами на областных и республиканских учебных базах. Применяются методы морального и материального стимулирования.

С позиций системно-коммуникационного аспекта СП установить связи с РОВД, го-

садминистрацией, службой газа, пожарной частью, отделами районной госадминистра- ции, городского и районного Совета, с районной санэпидстанцией, с промышленными предприятиями города и района. Эти связи утверждены совместными приказами и решениями.

Проведена работа по аттестации рабочих мест, разработаны рекомендации по улучшению условий труда.

Однако углубленный системный анализ по организации аппарата управления как части управляемой системы дал возможность вскрыть нерешенные еще проблемы, упущения и резервы. В частности по системно-компонентному аспекту СП аппарат управления не дифференцирован на четыре служебно-должностные группы с учетом реализации функций управления. Недостаточный уровень квалификационной подготовки управленческих кадров, особенно по вопросам управления и технологии управленческих процессов, экономическим, правовым и другим разделам.

Имеются недостатки и в организации службы информационного обеспечения:

— не полностью определены каналы информационного обеспечения;

— не сформированы группы информации;

— не определен служебно-функциональный статус информационного обеспечения должностных лиц;

— не разработано положение о комплексной службе информации и отдельных ее видах;

— отсутствуют должностные инструкции и должностные характеристики ряда работников, связанных с информационным обеспечением управленческой деятельности;

— не в полной мере отражены и задействованы связи внутри системы информации и ее подсистемах;

— недостаточно технических средств для обработки и хранения информации;

— отсутствуют схемы информационного обеспечения должностных лиц аппарата управления и др.

Не используется широкий опыт деятельности общественных организаций в уп-

равлении.

Работа с резервом проводится формально.

Требуют существенной доработки, прежде всего в правовом отношении, типы управленческих взаимоотношений по исключению дублирования в работе.

Комплексный план основных организационных мероприятий не основывается на действующих нормативно-правовых актах, подготовленных в учреждении.

Не разработаны:

— план работы аппарата управления;

— положение об аппарате управления;

— положения по ряду структурно-функциональных подразделений (хозяйственной службе, бухгалтерии);

— не на всех работников имеются должностные инструкции и должностные характеристики, а имеющиеся не соответствуют общепринятым в структурном и содержательном отношении. Не разрабатывались профессионально-должностные требования.

Разделение обязанностей и делегирование полномочий нерационально, документально не оформляется. Не все должностные лица и руководители общественных организаций задействованы в процессе управления. Не выработаны еще формы и критерии оценки работы аппарата управления, не проводился хронометраж работы управленческого персонала, что не дает возможности рационально организовать труд. Контроль за исполнением решений не имеет комплексного и системного характера, не задействованы все его виды (предварительный, направляющий, фильтрующий и заключительный).

Существенным недостатком, снижающим функционирование аппарата управления, являются отсутствие разработанных пакетов-моделей управляющих механизмов с учетом оперативного, ситуационного, стратегического и проблемно-целевого управления.

Руководители среднего звена не наделяются необходимыми управленческими функциями и правами.

В соответствии с требованиями системно-структурного аспекта СП требуется доработка схемы взаимодействия между аппаратом управления и структурными подразделениями, движения между ними информации из собственных источников, нет четкой организации делопроизводства и т.

С позиций системно-интегративного аспекта СП не разработаны как критерии оценки конечных результатов деятельности, так и критерии стимулирования. Не внедряются в работу аппарата управления новые достижения науки и техники. Требуется существенная доработка структуры и функции аппарата управления, а также необходимая коррекция его штатного расписания.

Согласно системно-коммуникационного аспекта СП имеются следующие проблемы:

— не разработаны схемы коммуникационных связей с другими медицинскими и немедицинскими системами в решении вопросов оказания медицинской помощи, с наделением полноценных полномочий соответствующим должностным лицам по представлению системы за ее пределами. Имеют место существенные недоработки в решении системно-исторического аспекта СП.

На основании изложенного можно сделать вывод, что в практической деятельности аппарата управления отсутствует комплексный подход в решении большинства организационных и производственных задач. Основной причиной этих недостатков является также:

— отсутствие практических навыков у руководителей по организации и управлению курируемыми разделами работы;

— отсутствие навыков по четкому определению целей и выбора приоритетов деятельности, а соответственно, принятия и реализации управленческих решений;

— отсутствие четкого планирования работы, взаимодействия и координации планов деятельности;

— отсутствие действенной системы контроля;

— необеспечение целостности процесса

управления. ••

Для организации и упорядочения работы аппарата управления стоматологической поликлиники в соответствии с требованиями научных основ управления (менеджмента)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить состав аппарата управления поликлиники по четырем группам, которые исполняют главные, вспомогательные, дополнительные и опосредованные процессы управления (Приложение 1).

2. Заместителям главного врача:

2.1 Разработать положение об аппарате управления, схему распределения обязанностей, прав и ответственности среди лиц первой функционально-должностной группы по методике делегирования полномочий.

Срок — до 1.01.200_ г.

2.2 Изучить совместно с компетентными органами и учреждениями вопрос о пересмотре системы и формы оплаты труда сотрудникам аппарата управления, для чего предусмотреть создание фонда заработной платы для этой категории должностных лиц с выделением специального (или дополнительного) самостоятельного счета.

Срок — до 1.12.200_ г.

3. В связи с переходом в руководстве поликлиникой с администрирования на научно обоснованные управленческие механизмы считать информационное обеспечение ведущим компонентом в деятельности аппарата управления и системы в целом. Для этого организовать отдел управления (информационно-аналитический отдел), разработать положение и его структуру с последующим утверждением, а также внести соответствующие коррективы в штатное расписание и решить вопрос по укомплектованию отдела кадрами.

Исполнитель, срок — до 0l.06.200_ г

4. Разработать комплексную систему информационного обеспечения аппарата управления по трем видам информации (директивную и ведомственную, научную, передовой опыт и из собственных источников) для чего предусмотреть в отделе управления организацию соответствующих четырех функциональных групп, с укомплектованием последних штатными сотрудниками. Разработать положение «О службе информации». Составить план их работы. Материалы предоставить на утверждение до 15.02.200_ г.

Исполнитель

5. Для систематического и целенаправленного сбора информации о передовом опыте, все командируемые сотрудники должны получать план-заказ в отделе управления по установленной форме, а после командировки сдавать отчеты в отдел о передовом опь те и выполнении задания.

Исполнитель, срок — постоянно.

6. Заместителям главврача и инженеру по охране труда и технике безопасности

тов.__________ разработать рекомендации

по приведению рабочих мест в соответствие с требованиями санитарных норм, подготовить проект и издать приказ по реализации соответствующих рекомендаций.

Срок — до 01.01.200_ г.

7. Аппарату управления:

7.1.

Срок — постоянно.

7.2. За основу в планировании деятельности как системы в целом, так и личного труда взять планы реализации действующих нормативно-правовых актов.

Срок — постоянно.

7.3. Считать нормативно-правовыми актами, имеющими силу обязательного исполнения в системе только документы (приказы, указания, инструкции, распоряжения и планы работы и др.), подготовленные должностными лицами учреждения. Нормативно-правовые документы вышестоящих органов, как ведомственных, так и вневедомственных, считать таковыми, что имеют рекомендательный характер (за некоторым исключением при соответствующей пометке руководства учреждения).

Срок — постоянно.

7.4. Требую обязательного наличия на рабочих местах сотрудников четырех видов информации по курируемым разделам или выполнения возложенных обязательств (в соответствии с п. 5 настоящего приказа).

Срок — постоянно.

7.5. По каждому организующему труд нормативно-правовому документу (приказу или распоряжению) разрабатывать с последующим утверждением по общепринятой методике общие и личные планы их реализации. В конце текущего года составлять комплексный план деятельности системы или ее подсистем, как и план обще- регулирующих мероприятий, преимущественно на основе действующих планов реализации решений и утверждать не позднее 20 декабря ежегодно.

Срок — постоянно.

7.6. Разработать формы и методы оценки труда сотрудников АУ.

Ответственный исполнитель, срок — до 1.01.200_ г.

1.1. Для повышения эффективности управления ввести в практику работы аппарата управления коллективные обсуждения отдельных (проблемных проектов приказов), решение ситуационных задач, применение деловых игр.

Срок — постоянно.

8. Должностным лицам первой и второй групп аппарата управления разработать пакеты управленческих механизмов по таким 5-10 вероятностным управленческим ситуациям.

Срок — до 01.04.200_ г.

9. Наделяю заместителей (указать должности) главного врача правом подписи нормативно-правовых актов (приказов, распоряжений и указаний) по курируемым разделам при общем учрежденческом делопроизводстве, а руководителей структурно-функциональных подразделений в управленческой деятельности издавать распоряжения в пределах утвержденных полномочий с организацией делопроизводства на своем иерархическом уровне.

Срок — постоянно.

10. Заместителям главного врача, совместно с руководителями структурнофункциональных подразделений и соответствующими специалистам:

10.1. Провести экспертную оценку действующих в системе нормативно-правовых актов по конкретным разделам работы и внести предложения по их использованию. Если их дальнейшее использование в управленческой деятельности нецелесообразно, то подготовить необходимые организующие труд нормативно-правовые акты, исходя из принципа единого документа.

Срок — до 01.12.200_ г.

10.2. Подготовить к утверждению перечень управляемых разделов работы учреждения.

Срок — до 31.12.200_ г.

10.3. Дважды в год информировать систему поликлиники о действующих нормативно-правовых актах, а также разработать действенные мероприятия по изучению контроля за их знанием всеми сотрудниками.

Срок — постоянно.

10.4. Разработать и представить для согласования предложения и программу по ежеквартальному анкетированию сотрудников для того, чтобы оценить деятельность аппарата управления в целом и конкретных должностных лиц. Материалы анкетирования использовать для совершенствования деятельности аппарата управления и собственной управленческой деятельности.

10.5. Для изучения мнения о качестве лечения и соблюдения медицинскими работниками этико-деонтологических норм взаимоотношений с пациентами, их родственниками и между сотрудниками, организовать анонимное анкетирование по специально разработанной программе среди всех пациентов, завершающих курс лечения в поликлинике.

Заполненные анкеты-программы для анализа и разработки соответствующих мероприятий назначенными ответственными лицами в аппарате управления или в конкретных структурно-функциональных подразделениях сдаются (при строгой конфиденциальности) в отдел управления (информационно-аналитический отдел).

Срок — ежеквартально.

11. Руководителю отдела управления (информационно-аналитического) совместно с должностными лицами первой и второй групп провести следующую работу.

11.1. Приступить к составлению профессионально-должностных требований для сотрудников аппарата управления (по методике описанной в гл. 7.4), с завершением работы в 200_ г. В качестве методической и нормативной основы использовать «Положение об аппарате управления», «Положение о комплексной службе информации», действующие в системе служебнодолжностные документы и требования настоящего приказа.

Срок___________

12. Для совершенствования деятельности аппарата управления и повышения ответственности должностных лиц:

12.1. Наделяю правом собирать и проводить общесистемные деловые совещания по курируемым вопросам:

— заместителей главного врача;

— главного бухгалтера;

— главную медсестру.

12.2. Назначаю ответственными за проведение:

— медицинских советов ___________ ;

— оперативных совещаний_________ ;

— врачебных конференций__________ ;

— общих собраний коллектива______ ;

— за подготовку приказов, решений

медицинских советов и оперативных совещаний .

13. Руководителю отдела управления совместно с должностными лицами аппарата управления

13.1. Изучить систему внешних коммуникаций поликлиники и разработать схемы внешнего взаимодействия с другими системами, с делегированием обязанностей и прав должностным лицам в обеспечении необходимых деловых связей по вопросам управления здоровьем населения с соответствующим документальным оформлением.

Срок — до 15.12. еэісегодно.

13.2. Разработать комплексную программу по формированию, подготовке и производственной адаптации резерва руководящих кадров.

Срок — до 10.01.200_ г.

13.3. Составить план повышения квалификации сотрудников АУ на целевых циклах кафедр институтов, академий и факультетов повышения квалификации, предусмотрев возможность организации в 200_ г. выездного цикла (с последующей аттестацией на квалификационные категории) по организации и управлению медицинской помощью.

Срок — до 01.02.200_ г.

14. Заместителю главного врача по экономике разработать предложения по расширению методов морального и материального поощрения работников АУ.

Срок — до 15.01.200_ г.

15. Всем сотрудниками АУ

15.1. Учитывая важность решения исторического аспекта в управленческой деятельности при подготовке предложений и выполнении порученных заданий материал представить по такой схеме:

— чем являлась система ранее;

— что представляет собой ныне;

— какой должна (может) быть в будущем;

— что необходимо делать (или сделать ) для достижения перспектив.

16. Всем ответственным исполнителям на основании общего разработать личные планы реализации настоящего приказа.

Главный врач И. П. Игнатенко

Приложение 1

к приказу №_________________

от «__________ »_________ 200__ г.